お花見シーズン到来 出来る幹事は段取りで決まる!心構えから用意する物、日程場所決め、人選、役割分担など

いよいよ3月に入り、今月末からはお花見シーズン到来ですね。

花見と言えば幹事、というくらいにお花見が成功するかどうかは感じの腕ひとつにかかっていると言っても過言ではありません。

普通職場の花見と言えば、若手社員が幹事を任される事が多いと思います。

わたしはもう幹事を任される事は無いと思いますが、昔は2度ほど幹事を依頼されてこなしたことがありますが、そりゃもう大変です。やる事が多すぎてね(苦笑)。これから幹事を任される若手の皆さま、ご愁傷さまです(涙)。

今でも幹事役に抜擢(?)された若い子たちが色々とアドバイスを求めてくることがあるので、そんな時には色々とアドバイスしているのですが、そんなわたしが思うお花見幹事に必要な事、物をご紹介したいと思います。

幹事役を完璧にこなして、上司の連中に「出来る若手」と思わせてやろうではありませんか(笑)。

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幹事役の心構え・マインドセット

幹事役を仰せつかった時に大事なのは、必要以上に「気張らない事」です。

最初に書きましたが、幹事のやる事は非常に多く、多岐にわたります。

職場の中には幹事経験者もいらっしゃるでしょうし、分からないことなどは気安い先輩や上司などにどんどん相談しましょう。一人で抱え込まないことが大事です。

素晴らしいお花見にしよう、と意気込んで臨むよりも、普通に滞りなく進めればいいやって感じで臨んだ方が結果的に上手くいくことが多いです(普通にってのも大変なんですけどねw)。

とにかく、必要以上に気合を入れ過ぎずに余裕をもって準備しましょう。

幹事の最初の仕事は日程・場所決め

幹事を任せられたら、最初にするのが場所決めです。

場所は前年と一緒でも構いませんし、心当たりがあれば新規のスポットを開拓しても構いません。

最も重要なのは、下見をすることです。桜が開花して花見客が来るようになってからの話ですが。ポイントは、例えば3月29日の午後6時からという風に日程を決めたのであれば、その2~3日程前の午後4時~5時頃に下見をするのです。そうする事で、どれくらいの込み具合かが分かりますし、どこが人気のスポットなのかも把握できます。それによって、場所取りを何時くらいから行えばいいかもある程度分かると思います。あと、重要なのはトイレがどこにあるのかという事。なるべくトイレに近いところを押さえておけば、あなたの株が上がる事は間違いなしです(笑)。

場所を決めたら、その場所の開花予想(満開予想)がいつになるかを調べて、最も頃合いの良さそうな日(満開予想日から前3日間くらいがベスト)を選びます。

当日の天気が気になるところですが、参加者への日程の連絡は1週間以上前からしておかなければならないでしょうから、週間予報などで当日の空模様を予測する事は不可能でしょう。これは運を天に任せるしかありません。もちろん途中で雨が降った時に備えた準備は必須です。

ベストなのは、直前になって当日が雨模様濃厚な場合に備えて、順延日を決めておくこと。これはその職場の環境などにも左右されるので無理なら仕方ありませんが、せっかくの1年に1度のお花見。やはり雨は避けたいものです。

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次に費用の算出と参加費決め。そして人選と人員配置

費用の算出については、前年の幹事におおよその経費を聞いておけばいいと思います。かかった経費を参加人数で割ると、一人当たりの経費が出るので、それを今年の参加人数でかけると総費用の目安が算出できるはずです。参加費は、参加者も前年の集金額を相場として考えているでしょうから、そこを基準とすればいいです。

まずは参加者からの集金額を決め、飲食費とかその他費用などは、その集金額に合わせて決めていく方がいいでしょう。そうしないと、いい花見にしようと奮発しすぎて集金額が大きく跳ね上がってしまうと言う事も珍しくありません。

集金額を決めたら、花見の日程(雨天順延の場合は、出来れば順延予定日も)・場所・そして一人当たりの参加費用を記した回覧を回します。そこには名簿もつけて参加の可否を記してもらうようにしておきます。

回覧が帰ってきたら、参加人数をチェックして総集金額を算出します。そしてそれに合わせて料理・飲み物などを段取りします。バーベキュースタイルにするのか、仕出し料理を頼むのか、それとも量販店などで惣菜を買うのか、これも前年の幹事などに相談してどこからどれくらい買ったのか、どこに頼んだかなどのアドバイスを仰ぐといいでしょう。

人員配置も決めておきましょう。最初に言いましたが、幹事のやる事は非常に多く、多岐にわたります。一人であれもこれもやろうとせずに、分担できるところは遠慮せずに同僚や友人に頼みましょう。

まず決めるのは、当日の場所取り係

しっかりと2,3日前に現場を下見したうえで、場所取り係には「何時頃行って、どの辺りを」取るのかを指示します。出来れば下見をした際に簡単な地図のようなものを書いておいて、それを渡せば間違いもないでしょう。

次に搬入物が多そうだったら当日の搬入係を決め、買い物が多そうであれば買い物担当、それも飲み物担当・食材担当と分けておけばいいかもしれません。この辺りは参加人数などで変わってくるので、規模が大きいところは分担した方がいいですね。

次に決めるのが、挨拶担当。花見のスタートの挨拶担当、乾杯の挨拶担当、締め(中締め)の挨拶担当を上司などに依頼しておきます。司会進行は幹事が務める事が多いと思いますので、滞りなく進行するように、簡単な会の進行表のようなものを作っておくといいでしょう。進行を他の人が務める場合は、もちろん司会進行係の人も決めて依頼しておきましょう。

当日準備すべきもの

以上の段取りをしておき、花見当日になったら、まずは天気を確認します。ここで決行するか順延するか、あるいは中止するかを決めます(明らかに当日の天気が悪いと数日前からわかっている場合は早く決断しても構いません)。

決行する場合は、場所取り係の人に適切な指示を出し、搬入や飲食物の手配を手分けしている場合は、その人たちにも指示を出します。

当日準備するものを簡単に洗い出しておきます。

  1. 料理・飲み物・つまみなど
  2. 箸・皿・紙コップ(出来れば使い捨ての物)
  3. 七輪・ホットプレート・鍋・カセットコンロ等の調理用具(その場で調理する場合)
  4. ブルーシートやビニールシート等の敷物類
  5. ガムテープ、重石
  6. タオル・ティッシュ類(料理や飲み物をこぼした時用)
  7. カイロ・ひざ掛け等(防寒対策用)
  8. 余興用のパーティグッズやゲームなど
  9. ゴミ袋・ほうき・チリトリ(後片付け用)

以上のようなものでほぼ事足りると思います。

後は天気が続くよう祈るのみです(笑)。

ここまで段取りできれば、もう成功したようなものです。間違いありませんよ。

しっかりと幹事の大役を果たして、「出来る社会人」だという事をきっちりとアピールしてやりましょう。あまりに段取りが良すぎて次の年も任されるようなことになってもわたしは責任持ちませんが(笑)。

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