歓送迎会の段取りのポイント 幹事が注意すべき事 会場店との交渉や日程・参加者調整、寸志の取扱いなど

今年も早くも3月。正月明けたのがついこの間だと思ったのに本当に速いものです。

来月には新入社員が入ってきますし、今月末には大規模か小規模かは分かりませんが、異動もあるでしょう。うちの部署を去る人もいればやってくる人もいます。

先日、昨年からうちの部署に配属された20代の社員が神妙な面持ちでわたしに話しかけて来ました。

「○○さん、今年の歓送迎会の幹事って自分がやらされそうな気がするんですけど・・」
「だろうな(笑)」
「いや、自分やった事ないんすよ、何したらいいんだかわかんなくて・・」
「いつが最初ってことないし、大丈夫だよ。分からんかったら教えるし」
「はい、お願いします」

って事で、恐らくわたしの考えでも歓送迎会の幹事は彼でほぼ決まりだと思ってます(笑)。

確かに、初めて幹事やる側になったら何からしていいのか分からないものです。昨年は歓迎してもらう方で出てても本当に分からないんですよね、これが(苦笑)。

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お店の予約取りは急いで!出来れば主役の出席確認を

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歓送迎会の幹事を頼まれたら、すぐにやるべき事は、

歓送迎会の日程を決めてお店を予約する!

まずこれです。

3月下旬から4月上旬まではどこもかしこも歓送迎会シーズンであり、予約が立て込みます。予約を入れるのは1日、いや1時間でも早い方がいいのです。

しかし、日程を決めた後、お店を予約する前にしておいた方がいい事が一つあります。

主役とも言うべき、新入社員、退職する人、異動で来る人去る人にこの日で大丈夫か確認する事です。せっかく予約をとっても主役の人の予定がNGならば意味がありません。歓送迎会の主役はあくまで来る人去る人たちです。この人たちが全員揃える日時を設定するのが望ましいでしょう。ただし、これは規模によります。主役の人数が10人以上もいるような大きな部署では調整も大変でしょうから、この作業は省いてお店の予約を取ってしまっても構いません。

その辺りは、歓送迎会の規模を考えて臨機応変に対応しましょう。

歓送迎会会場選びのポイントと予約する際に決めておくべき事

お店を予約する時に、そのお店の責任者と予め話しておいた方がいい事が何点かあります。

  1. 予算を言っておき、その範囲内で飲み放題・食べ放題などが出来るか確認する。
  2. 飲み放題・食べ放題が無理ならその予算に合わせたコースが出来るのか確認する。
  3. 飲み放題などのプランの場合、制限時間は何時間なのかを確認しておく。
  4. 予想されるであろう出席者の最大人数で予約を取っておく。
  5. 参加人数の最終的な確定人数を当日の何日前までに連絡すればいいか決めておく。
  6. 不測の事態が起こった時に連絡する店側の責任者の名前を聞いておく。

以上です。

1と2は、予算内に収めるためにも、コース料理に飲み放題をつけるなどして、一人いくらという方式にした方が予算徴収と支払いの時に誤差が少なく済むので楽です。もしもそのようなコースが無ければ、「予算一人〇千円でお任せ料理+飲み放題で」というような感じでお店と交渉してください。それでもダメならお店を変えた方がいいかもしれません。

4は、まずお店の予約を取る事を優先しますので致し方ありません。来るであろう最大の人数を想定してそれを伝えておきましょう。5を決めておくことでお店に迷惑をかけずに済みますし、余計なトラブルも回避できます。

6はキャンセルなどの不測の事態に備えて、然るべき責任者と話をするためです。

お店との交渉は非常に大事です。あなたの腕の見せ所でもあります。社会勉強だと思って頑張ってトライしてみてください。今のご時世、案外お店の人もこちらの都合に合わせて臨機応変に対応してくれると思いますよ。

上司に呼ぶ上司を相談する 集金係や花束贈呈役も決めておく

日程とお店が決まったら、次に直属の上司に相談しましょう。上司はどこまで呼べばいいかを一応確認しておきます。会社によっては役員クラスを呼ぶところもあるでしょう。上司をどこまで誘ってもいいかは、なかなか難しいものです。無用なトラブルを避けるためにも、ここは上司の判断を仰ぎましょう。

呼ぶ上司が決まったら、後は日程・場所・会費などを記した回覧文書を作成して回しましょう。社内メールなどでもいいですが、文書の方が確実だと思います。回覧文書には個々の名前を書いておいて、その横にでも参加か不参加かを記してもらうようにしておけばいいと思います。

回覧文書だけを回して、参加の可否は後で個々に聞いて回ってもいいでしょう。事前に参加者が誰かわかってしまうと、誰々が来るから行くの嫌だなとか、逆に仲の良い誰々が来ないからあんまり行きたくないなとか、色々な人がいますからね(苦笑)。その辺りは好みや社内事情を考えて臨機応変でOKです。

出来れば、歓送迎会当日までに、当日の集金担当者を決めておくのがベストです。当日は恐らく幹事が司会進行を担当する事になるでしょう。そうなると、バタバタしてしまいますので徴収漏れがあったり、金額が合わなかったりという事がで出来てしまう恐れがあります。心やすい人に頼んでおけば当日は安心して司会進行に専念できます。

同時に、当日の会で退職者や異動で去る人に花束や記念品を贈呈する人たちも決めておき、依頼しておきます。もちろん、渡す品物も事前に段取りしておかなければなりません。歓送迎会で送るプレゼントの費用も徴収する会費に入れておくことを忘れないでください。

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主賓の善意である寸志は基本的に期待しない

主賓である、送られる人、迎えられる人の場合、頭の痛いのが「寸志」の存在ですよね(苦笑)。

基本的に主賓の人たちからは会費を取りませんが、自分のために会を開いてもらったお礼として、「寸志」を包んで来られる方たちもいます。これが厄介なのですよ(苦笑)。

歓送迎会の予算の中に、主賓の人からもらう「寸志」を計上しておくのかどうかというのがね。

結論から言いますと、「寸志」は貰えないという前提で予算を組んだ方がいいと思います。寸志はあくまで相手の好意によるものであって、強制するものではないと思うからです(その会社や地域ごとの風習にもよりますが汗)。

基本的に、「寸志」なしで主賓の人たちの飲食代も参加者の予算に上乗せして会費を徴収すると言う形がベストだと思います。

もしも「寸志」を包んでこられたのであれば、それは2次会の費用に使うとか、次回の会の会費に繰り越して足しにするなど、臨機応変に対応すればいいと思います。

ちなみにわたしの会社では主賓はほぼ全員が寸志を持ってこられます。しかし全員ではないので会費外として、徴収額には予定していません。あと、新入社員はもしも寸志を持ってきても返すようにしています。この辺りはうちの社独自のしきたりのようなものですね。

歓送迎会の段取りのポイントまとめ

以上が歓送迎会の大まかな段取りですね。

大事なのは

  • ある程度主賓の予定を聞いておいての日程決め
  • お店選びとお店との交渉・決めごと
  • 上司をどこまで呼ぶかは上司に決めさせる
  • 一人でやろうとせずに集金や贈呈などは分担する
  • 寸志は貰えないという前提で予算を組む

この辺りをしっかりとやっておけば、段取りは成功といえると思います。

幹事っていうのは、滞りなくやって当たり前っていう、なかなか役損な役回りですが、誰もが通る道だと思って思い切ってやり遂げてください。

しっかりやっていれば誰かが見て評価してくれているもんですよ、案外(笑)。

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